Digitalisering og det offentliges eiendomsverdier

Vi har i flere år arbeidet systematisk med å utvikle og implementere digitale styringsverktøy for virksomheten. Et suksesskriterium har vært å skape et godt samspill mellom teknologi og forretning. Hvordan kan digitalisering gi bedre styring av det offentliges eiendomsverdier?

Staten, kommuner og fylkeskommuner er betydelige eiendomsaktører i Norge. Hvert år bygges det flere nye bygg i offentlig regi, og det er ingen tvil om at de offentlige aktørene har utviklet seg positivt i rollen som byggherre. De er blitt stadig bedre til å planlegge og prosjektere, og de siste årene har byggene blitt mer miljøvennlige og har gjennomgående bedre kvalitet enn tidligere. Nybyggene er også mer fleksible i bruk og enklere å tilpasse til eventuelle nye leietakere.

Imidlertid har de aller fleste bygg i offentlig eie stått noen år, enten det er snakk om skoler, barnehager, sykehus eller togstasjoner. Spørsmålet er om de offentlige aktørene er like bevisste når de forvalter sine bygg, som de er når de bygger nytt. Er lokalene tilpasset leietakere og brukere? Er kostnadene på lavest mulig nivå? Blir det tatt vernehensyn? Og ikke minst: Hvordan sikres gode miljøløsninger i bygg som er 20, 50 eller 100 år gamle?

Full oversikt og planlagt vedlikehold

ROM Eiendom er at av landets største eiendomsselskap målt i kvm forvaltet areal. Vår utfordring er at eiendomsporteføljen på rundt 1000 bygg er geografisk spredt, svært differensiert og inkluderer mer enn 200 bygg som er over 100 år gamle. En tredjedel av byggene våre er underlagt fredning og vern. Likevel har vi som ambisjon å være en av de beste aktørene i markedet når det gjelder forvaltning.

For å være en skikkelig god eiendomsforvalter, må en rekke faktorer være på plass. Man må ha gode planer, men vel så viktig er det å ha riktige styringsverktøy innen kapitalforvaltning, økonomi- og administrasjonsledelse, arealforvaltning, driftsledelse og service management.

Fra ROM overtok vår eiendomsportefølje, blant annet de fleste stasjonsbyggene i Norge, og fram til i dag, har det vært en lang vei å gå. Vi startet med dårlig oversikt over eiendomsmassen, bygg preget av manglede vedlikehold og misfornøyde leietakere. I dag har vi full oversikt over eiendommene, det meste av vedlikeholdet vårt er planlagt, og vi har blant bransjens mest fornøyde leietakere.

Samspill mellom teknologi og forretning

Det er ikke uvanlig i eiendomsbransjen å operere med 30 prosent planlagt vedlikehold og 70 prosent ad hoc. I ROM var tilsvarende fordeling 90/10 i 2015. Dette lyktes vi med fordi vi planlegger godt og har et velfungerende datavarehus som gir oss riktig informasjon til enhver tid. Datavarehuset vårt inneholder både historisk informasjon og informasjon om fremtidige hendelser, som kontrakters utløpsdato, estimerte leieinntekter og planlagt vedlikehold kommende år.

ROM har som mål å redusere både miljøutslipp og energikostnader. For å hjelpe oss til å velge de mest energieffektive løsningene, har vi innført IT-systemer som sikrer god styring av energikostnadene og gir oss full oversikt over energiforbruket i hvert enkelt bygg.

Vi har i flere år arbeidet systematisk med å utvikle og implementere digitale styringsverktøy for virksomheten. Et suksesskriterium har vært å skape et godt samspill mellom teknologi og forretning. Vi har lagt vekt på å standardisere prosessene og konsolidere systemene for å utnytte ny teknologi. Dette har blant annet resultert i at vi har oversikt over eiendomsmassen ned på meter- og kronenivå. Vi vet nøyaktig hvor mye ikke-utleid areal utgjør i tapte inntekter, og vi har full oversikt over hvilke leiekontrakter som forfaller når. Dette er viktig styringsinformasjon som gir oss lave kostnader og gode inntekter, og som bidrar til at vi kan bruke mer ressurser på å sikre fornøyde leietakere og utvikle miljøeffektive løsninger og bygg, som vår eier, det offentlige, kan være stolt av.

Min påstand er at det ligger et stort potensiale i å digitalisere oppgaver og forbedre styringsinformasjonen hos mange offentlige eiendomsaktører. Utfordringen er å skape et miljø der medarbeiderne som har ansvar for virksomhetens kjerneoppgaver, har den nødvendige kompetansen til å utnytte alle mulighetene som ligger i ny teknologi. Lykkes man med dette, vil det offentlige som eiendomsaktør oppnå lavere utgifter, høyere inntekter og ikke minst, mer fornøyde leietakere.

Oslo, november 2016

Direktør stasjoner, Signe Horn